1. Ruang lingkup
Kebijakan ini berlaku untuk pemrosesan data melalui ARSINTA. Aplikasi digunakan untuk kegiatan kedinasan dan administrasi kearsipan di lingkungan Pengadilan Tinggi Agama Palu.
2. Data yang diproses
ARSINTA dapat memproses data akun pengguna internal, metadata arsip, riwayat aktivitas, dan dokumen yang secara sengaja diunggah oleh pengguna berwenang. Metadata dapat mencakup klasifikasi, uraian, kurun waktu, unit pengolah, retensi, kondisi, ukuran, format, serta nama berkas.
3. Penggunaan Google Drive
ARSINTA menggunakan Google Drive API untuk menyimpan dan mengambil kembali dokumen arsip melalui akun operasional yang dikelola untuk aplikasi. Aplikasi meminta scope https://www.googleapis.com/auth/drive.file, sehingga akses dibatasi pada file yang dibuat oleh atau diberikan kepada aplikasi dan tidak memberikan akses umum ke seluruh isi Google Drive pengguna.
Penggunaan informasi yang diterima dari Google API tunduk pada Google API Services User Data Policy, termasuk persyaratan Limited Use.
4. Tujuan penggunaan data
Data digunakan untuk pendataan, pencarian, penyimpanan, pengambilan, peminjaman, pemindahan, pelaporan, verifikasi, keamanan, dan penyusutan arsip. Data Google Drive tidak digunakan untuk periklanan, penyusunan profil pemasaran, atau penjualan data.
5. Akses dan pembagian data
Dokumen hanya dapat diakses melalui akun ARSINTA sesuai peran, unit kerja, kepemilikan arsip, dan kewenangan yang ditetapkan. Data tidak dibagikan kepada pihak luar secara otomatis. Data dapat diproses oleh penyedia infrastruktur yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi, termasuk penyedia hosting dan Google Drive, sesuai fungsi layanannya.
6. Penyimpanan, retensi, dan penghapusan
Dokumen disimpan selama diperlukan untuk kepentingan administrasi dan sesuai ketentuan retensi arsip yang berlaku. Penghapusan dilakukan oleh petugas berwenang sesuai prosedur kearsipan. Pencabutan akses OAuth menghentikan kemampuan aplikasi menggunakan akun Google Drive, tetapi tidak otomatis menghapus dokumen yang telah disimpan.
7. Keamanan data
Pengelola menerapkan pembatasan akses berbasis akun, pencatatan aktivitas, koneksi terenkripsi, dan penyimpanan kredensial secara terbatas. Meskipun langkah pengamanan diterapkan, tidak ada sistem elektronik yang dapat dijamin sepenuhnya bebas risiko.
8. Permintaan pengguna
Pengguna yang berwenang dapat meminta koreksi akses, informasi mengenai pemrosesan data, atau penghapusan data yang memang dapat dihapus berdasarkan ketentuan kearsipan. Permintaan akan diverifikasi terlebih dahulu untuk mencegah perubahan atau penghapusan tanpa kewenangan.
9. Perubahan kebijakan
Kebijakan ini dapat diperbarui apabila terdapat perubahan fungsi aplikasi, penggunaan layanan pihak ketiga, atau ketentuan yang berlaku. Tanggal pembaruan terbaru akan ditampilkan pada halaman ini.
10. Kontak pengelola
Pertanyaan dan permintaan terkait privasi dapat disampaikan melalui: